Multiprojektmanagement in der kommunalen Bauwirtschaft: Mit digitalen Lösungen auf der Erfolgsspur

Ein Erfahrungsbericht aus der Praxis einer jungen Kreisstadt an der Donau

In Neu-Ulm bewältigt man die komplexen Herausforderungen bei kommunalen Bauprojekten durch die Kombination von fachlicher Kompetenz und Asta Powerproject, einer professionellen digitalen Lösung für das Projektmanagement. Man setzt hierbei auf ein Asta Powerproject Enterprise System, mit welchem Multi-User/Multiprojekt-Management in Echtzeit möglich ist. Die Entscheidung für Asta Powerproject basiert auf überzeugender Funktionalität, maßgeschneidertem Support und einem budgetfreundlichen Lizenzmodell. Die Einführung der Software führte nicht nur zu mehr Effizienz im Tiefbauprojektmanagement der Stadtverwaltung, sondern auch zu positiven Veränderungen in der Arbeitskultur, einer transparenten Ressourcenplanung und erfolgreicher Kommunikationsarbeit. Manfred Marz zieht ein positives Fazit, betont die schnelle Amortisierung der Anstrengungen und sieht die Verwaltung mit Asta Powerproject für zukünftige Herausforderungen sehr gut aufgestellt.

Projektsteuerungen im Baumanagement sind multikomplex – bei kommunalen Maßnahmen steigen die Anforderungen noch einmal deutlich

Die Steuerung von Bauprojekten ist per se äußerst komplex, insbesondere bei Tiefbauprojekten. Jedes einzelne Projekt birgt bereits erhebliche innere Komplexität, angefangen bei der Topografie und Bodenbeschaffenheit bis hin zu den speziellen technischen Anforderungen. Die Vielzahl der am Bau beteiligten Gewerke und Akteure sowie die logistische Planung mit genauer Kontrolle der eingesetzten Ressourcen setzen darüber hinaus einen anspruchsvollen Rahmen. Kommunale Bauvorhaben sind da keine Ausnahme. Ganz im Gegenteil unterliegen diese zusätzlichen Bedingungen, besonders in hoch verdichteten städtischen Gebieten, wo begrenzte Platzverhältnisse und erhebliche Auswirkungen auf den Verkehr eher die Regel sind. Vor allem bei länger andauernden Maßnahmen sind hier auch die Interessen der Anlieger zu berücksichtigen.

Der Weg in Neu-Ulm: Fachliche Kompetenz und professionelle digitale Lösungen

Ein entscheidender Beitrag zur Bewältigung dieser Herausforderungen liegt in der fachlichen Kompetenz, unterstützt durch professionelle digitale Lösungen. Im multikomplexen kommunalen Kontext ist die Investition in eine übergeordnet organisierte, koordinierende Planung eigentlich logisch und konsequent, aber auf kommunaler Ebene noch vergleichsweise selten. Neu-Ulm geht diesen Weg und setzt dabei auf die fachliche Kompetenz von Manfred Marz. Als Bauingenieur leitet er in einer bei der Hauptabteilung Tiefbau angegliederten Stabsstelle Infrastrukturmanagement die Planung und das Projektmanagement von kommunalen Baumaßnahmen. Sein Verantwortungsbereich priorisiert Tiefbauprojekte in Zusammenarbeit mit den zuständigen Abteilungsleitern. Und so betont Marz auch die koordinierende Projektsteuerung „als Herzstück des Baumanagements“, und diese sei ohne professionelle digitale Werkzeuge im geforderten multikomplexen Kontext und der erwarteten Qualität nicht mehr leistbar.

In der vorausschauenden Planung, die er immer wieder anpasst und aktualisiert, informiert und koordiniert Marz das innere Fachteam von rund 35 Akteuren. Hinzu kommen viele weitere fachliche und politische Akteure aus anderen städtischen Abteilungen mit diversen Zuständigkeiten und natürlich eine Vielzahl von direkt am Bauprozess beteiligten, externen Dienstleistern. Sie alle brauchen vor allem eines: einen laufenden, detaillierten Überblick über die Maßnahmen und eine substanziierte, koordinierende Information. Und dies gerade dann, wenn es mal nicht nach Plan läuft, sich unerwartet Schwierigkeiten ergeben, sich auch mal Irritationen einstellen oder wenn passgenau umgeplant werden muss. In der Bewältigung von Krisen zeigt sich der große Vorteil einer gut organisierten digital unterstützten Projektsteuerung erst so richtig.

Die Kompetenz für das Baumanagement hat Manfred Marz bereits im Studium erworben, und schon während des Studiums hat sich der Bauingenieur mit verschiedenen Softwarelösungen beschäftigt, darunter auch mit Asta Powerproject, das heute in Neu-Ulm eingesetzt wird. In seinem Verantwortungsbereich bei der Stadt Neu-Ulm setzt er das professionelle, digital gestützte Baumanagement nun sukzessive um.

„Wir haben uns hier in Neu-Ulm für Asta Powerproject entschieden – aus guten Gründen“

Die Entscheidung für Asta Powerproject in Neu-Ulm basiert neben der fachlichen Eignung der Software auf drei wesentlichen Kriterien, erklärt Marz. Erstens ist die Datensicherheit von zentraler Bedeutung, und bei Asta Powerproject im Vergleich zu ähnlichen Produkten überzeugend organisiert. Zweitens spielt der Support eine entscheidende Rolle, da individuelle Anpassungen (Customizing) vorgenommen werden müssen und eine umfassende, passgenaue Schulung der zukünftigen Nutzer als erfolgskritischer Faktor zu gewährleisten ist. Hier ist unser Dienstleister Elecosoft gut aufgestellt und immer erreichbar. Drittens ist eine Kommune bei Investitionen mit öffentlichen Geldern besonders preissensibel, und auch hier überzeugt das Lizenzmodell von Asta Development im Vergleich zu den geprüften Alternativen.

Eine Investition, die sich schnell auszahlt

Die Implementierung von Asta Powerproject in Neu-Ulm hat nicht nur zu einer deutlichen Verbesserung der Leistungsfähigkeit im Tiefbauprojektmanagement der Stadtverwaltung geführt, sondern auch eine positive Veränderung in der Arbeitsweise bewirkt, sowie eine transparente Planung und Nutzung von Ressourcen ermöglicht und somit zu erfolgreichem Überzeugungsmanagement und einer positiven Wahrnehmung in der Öffentlichkeit beigetragen. Manfred Marz zieht daher ein positives Fazit: „Unterm Strich haben wir uns in allen Belangen sehr deutlich verbessert.“ Die Anstrengungen, die mit der Softwareeinführung verbunden waren, haben sich seiner Meinung nach bereits in kurzer Zeit mehr als deutlich ausgezahlt. Asta Powerproject bietet nicht nur eine unerlässliche Unterstützung bei der effizienten Bewältigung der aktuellen Projekte, sondern schafft auch eine substantiierte Planungsgrundlage für zukünftige Herausforderungen in der Hauptabteilung Tiefbau von Neu-Ulm. Dass sich die Kolleginnen und Kollegen jetzt in der Arbeitszeitplanung deutlich zufriedener zeigen und sich auch Verantwortungsträger bei der Budgetplanung und in der Öffentlichkeitsarbeit gut unterstützt fühlen, nimmt Marz als „nebenfachlichen Beifang“ wie er mit einem Augenzwinkern äußert, gerne mit.

Übersicht der Erfahrungen aus der Praxis in Neu-Ulm nach Einführung von Asta Powerproject:

• Projektmanager als Experte durch aktuelle Informationen im Überblick und im Detail: Projektmanager gewinnen deutlich „an Flughöhe“ im Multiprojektmanagement und werden zu stets aktuell informierten Experten und wesentliche Ansprechpartner für die Koordinationsaufgabe im Ganzen und im Detail.
• Transparente Planung von Baumaßnahmen und Ressourceneinsatz: Dadurch verbesserte Zusammenarbeit im Team, Effizienzsteigerung im Bauprozess mit Kostenkontrolle und Identifikation von Potenzialen zur Kostensenkung. Fachlich substanziierte Vorbereitung von Besprechungen und Gremiensitzungen führt zu deutlich höherer Akzeptanz bei intern und extern beteiligten Akteuren.
• Schnittstelle zur Finanzplanung ermöglicht bedarfsgerechte Ressourcenplanung: Dadurch höhere Entscheidungssicherheit gerade für kommunalpolitische Entscheider. Sicherheit in der kommunalen Ressourcenund Budgetplanung sowie im Controlling.
• Zugriff aller Akteure auf die gemeinsame Datenbasis in verschiedenen Rollen: Dadurch deutliche Unterstützung und Verbesserung der Team- und Prozesskommunikation mit großen Vorteilen für die Koordination und das konkrete Handeln. Gestiegene Fähigkeit zur gezielten Intervention, besonders im Krisenmanagement. Positive Veränderung der Teamkultur durch Information auch als „Holschuld“.
• Exakte Dokumentation der Projekte: Dadurch verbesserter Informationsstand und Orientierung, auch über regelmäßig exportierte Reportings. Möglichkeit zur Nachbetrachtung und Identifikation von zukünftigen Verbesserungspotenzialen im Sinne eines echten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).

Die Fakten zur Software

Software: Asta Powerproject Projektmanagementlösung für das Planen und Steuern von Ressourcen, Terminen, Kosten, etc. speziell für die Bau- und Immobilienbranche

Installationen: weltweit mehr als 100.000 Installationen

Hersteller: Elecosoft, UK in Deutschland vertreten durch die Tochtergesellschaft Asta Development GmbH
Egon-Eiermann-Allee 8
76187 Karlsruhe
Telefon: +49 721 95250
powerproject.info@elecosoft.de
www.elecosoft.de